Помощ: To Do Lists

To Do Lists, или така наречените "списъци със задачи" съществуват още от древността, когато нашите пра-деди са рисували по пещерите. Тяхната основна задача била да си набавят храна и да оцеляват в тежките условия и доста често те го изобразявали използвайки древни пособия.

В днешни дни "списъците със задачи" са неизменна част от ежедневието на всеки един мениджър, директор, бизнесмен, ученик или студент, който цени времето си и рационалното му използване. 

Но едва ли, съставянето и изпълнението на един такъв списък е толкова лесно, особено, ако за първи път заставаш над белия лист, с идеята да си разпределиш задачите според свободното време, с което разполагаш. За целта изготвям малко "ръководство" във помощ на вас и на мен, с основната цел да улесня максимално "направата" на собствен списък със задачи, давайки ви няколко съвета и идеи.

Изготвяйте списък със задачи всяка вечер.

Интересното е, че първото нещо, което трябва на направите през деня, не е да съставите вашия списък, той би трябвало вече да ви чака на бюрото. Все пак има много по - важни неща - да си измиете зъбите, да пиете едно ободряващо кафе и т.н. :)

Писането на списък със задачи в края на (работния) деня има няколко плюса. Първо, освобождавате се от задължението да го напишете на следващия ден и от загуба на ценн време. Второ, и по - важно, имате по - голям "ъгъл" на виждане върху цялостния процес на работа и исканите резултати.

Имали ли сте дни, в които сте си казвали "И днес нищо не направих...". Напишете утрешния списък със задачи и определено ще се почувствате по - добре.

Планирайте предварително!

Очертава ви се дълъг период осеян с трудни задачи? Може би сега е момента да го планирате и да започнете възможно най - скоро  изпълнението му.

Прегледайте днешните задачи. Ако са останали неизпълнени такива, може би помислете върху преместването им за по - удобен момент.

"Червените задачи" трябва да се изпълнят днес, без значение от обстоятелствата.

Използвайте цветове за оценка на приоритетите ви. Оцветявайте в червено задачите, които са неотложни или важни за процеса на работа и постигането на поставените цели. Подчертавайте с оранжево или жълто, задачите, които биха могли да бъдат отложени при определено стечение на обстоятелствата и в зелено, задачите, който нямат голямо значение за развитието ви и това на вашия бизнес и не биха били проблем да се изпълнят в по - удобен период от време.

Всяка вечер, след като запишете списъка си със задачи, прегледайте го повторно и оценете отделните идеи с точки от 1 до 3. По този начин определяте цвета и важността на задачата. Хората имат различни критерии за оценяване. За някои това са задачите, от които биха могли да изгубят или спечелят пари, за други са семейните ценности и т.н. 

Преглеждайте задачите от изминалите списъци. Ако откриете неизпълнена задача, пренесете я в утрешния списък, но непременно с по-висок приоритет!

Go Digital

Както споменах в началото на статията, нашите пра-деди били принудени да рисуват и пишат своите бележки върху стените на пещерите. За щастие с течение на времето и развитието и модернизирането на съвременния свят хората откривали нови и нови възможности за "напомняне" на отделните цели, идеи и задачи за изпълнение. 

В днешни дни разработчиците ни предлагат доста интересни, полезни и различни по своята същност органайзери и електронни бележници. Плюсовете от това да си водиш списъка в интернет пред това да пишеш на хартия са не малко. Винаги имате възможност да редактирате, добавите и зачеркнете определени задачи, да ги преместите за друг период от време, да бъдете максимално "гъвкави" в разпределянето им. Винаги бихте могли да погледнете и да направите справка със задачи, които сте си поставяли преди седмица, месец, дори година назад.

За целта идеални он-лайн идеи са TODOIST и Remember The Milk.

Изпробвайте различни органайзери и To Do сайтове, докъто не намерите идеалния за вас. За едни даден продукт може да е перфектното решение, докъто за други не би бил достатъчно полезен и удобен!

Важно е да запомните, че доста често се случва появата на непредвидени обстоятелства или задачи, които биха променили вашия списък. Винаги "оставяйте място" за неочаквани събития, породени от процеса на работа на работното място.